Saga ERP - Episode 4 : Le «petit détail» négligé

Cette fois ça y est. Microsoft Nav est installé et fait désormais partie de notre quotidien. Dans ce nouvel épisode, découvrez les impacts de ce changement sur notre vie d'entreprise et notre business !

Il est largement temps pour un nouvel arrêt sur image, plus de 6 mois après le déploiement interne de notre ERP Nav ! Et, je dois avouer, après mon envolée enthousiaste sur la phase de lancement, ces 6 premiers mois de vie avec l'ERP ont été un "chouïa" plus stressants qu'imaginés.

Depuis le 1er juillet, nous avons donc transféré dans Microsoft Nav la gestion de pratiquement toute l'entreprise. La clôture de l'ancien système et la reprise de données se sont plus ou moins bien passées. Une fois "live", l'équipe de projet a été très présente et nous nous sommes focalisés sur la partie core business (gestion des clients, des projets, report des heures travaillées, etc...). La pile de bugs rencontrés au lancement a petit à petit diminué et les congés-maladie pour dépression ne sont pas apparus ;-)

 

Tout a donc roulé ? Presque…

Depuis le go-live de l'ERP, nous étions d'accord que la priorité était sur le business, afin que nos clients ne ressentent pas d'impact sur notre activité et que l'activité ne s'arrête simplement pas. Les aspects reporting et compta, on les mettra sur les rails dans un deuxième temps. Après tout, la compta, c'est de la compta et on peut vivre un moment avec du reporting partiel… Oui… mais non.

Nous nous sommes "légèrement" plantés dans notre évaluation ! En fait, la compta d'une PME suisse comme nous n'a pas grand-chose à voir avec les standards internationaux de compta auxquels nous devons maintenant nous plier avec Nav. Tout change : les principes, les termes, la logique… 

Bref, début juillet, nous nous assurons donc que toutes les personnes qui gèrent et délivrent les projets puissent travailler correctement. Nos Account et Project Managers sont bien entourés, les petits bugs rencontrés sont corrigés à la volée et tout se passe plutôt bien. Donc, le cœur léger, nous nous attelons à la comptabilité.

Et là, c'est le choc.

Une fois la reprise de donnée de l'ancien système effectuée, nous commençons à vouloir saisir les nouvelles écritures du deuxième semestre. Et la menace que nous n'avions pas vue venir s'abat sur nous. Nous nous trouvons pratiquement dans l'incapacité de saisir la moindre écriture dans la partie compta. Presque chaque écriture nécessite une présence des consultants Swisscom. La "learning curve" de formation est très, très ardue et nous ne l'avions pas suffisamment anticipée. Et vu que c'était la partie la moins testée du système, des bugs arrivent naturellement…

C'est un peu "panic mode" quand même, nous nous trouvons dans une spirale déstabilisante : on a de la peine à saisir les données comptables, la saisie fait remonter des bugs qu'il faut corriger avant de pouvoir continuer. Sans saisie, pas de facturation. Et donc la trésorerie peut devenir problématique. Sans saisie, pas de reporting financier, donc navigation à vue obligatoire…

Bref, la situation est stressante et plus le temps passe, plus le problème devient sérieux ! Face à cette situation, nous avons heureusement, dans la torpeur de l'été, décidé de concentrer nos efforts sur les deux points principaux (la facturation et la saisie comptable) et de laisser les autres points en plan (principalement le reporting). Et c'est à ce moment de l'histoire qu'apparaît Simonetta.

#notre_sauveuse

Simonetta est une ancienne employée de notre Administrateur, Philippe, elle connait Nav dans ses moindres recoins et elle est disponible à temps partiel pour nous aider.

Elle vient donc s'asseoir à temps partiel chez nous à la fin de l'été et reprend tout le chantier. Elle forme Stéphanie, notre comptable, résout patiemment tous les problèmes de saisie, remonte les bugs, etc. Et, bien sûr, elle et Stéphanie saisissent en parallèle l'immense pile d'écritures qui s'est accumulée depuis le 1er juillet. Grâce à son énergie positive toute l'équipe est remotivée et le bout du tunnel redevient visible, au loin…

Ouf ! On peut émettre nos premières factures, plus de 2 mois après la mise en service de l'ERP ! Notre soulagement est immense !

Bref, nous nous retrouvons donc à l'automne avec une situation qui s'améliore nettement au niveau de la compta et une équipe "au taquet". Toujours pas de reporting digne de ce nom, mais les fonctions vitales de l'entreprise sont opérationnelles et on va dans la bonne direction.

Bilan ? On n'a pas été très forts sur ce coup-ci.

Comme je l'ai déjà mentionné, nous avons fortement sous-estimé le saut que représentait le passage à un système de compta aux standards internationaux et avons négligé la formation. Attention, si vous vous trouvez dans la même situation.

D'un point de vue gestion de projet, nous n'avons pas assez testé la partie compta (par manque de compétences) et le système mis en production n'était donc pas assez mûr. Conséquence : beaucoup de corrections à amener alors que nous étions déjà "live".

Un petit détail négligé au début du projet nous a donc causé de gros soucis pendant de longs mois.

On se réjouit de voir ce que nous allons découvrir lors de notre premier bouclement comptable avec le système ;-)

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